Digitalización de procesos empresariales para dejar atrás el papel y el Excel suelto

Es pasar a formato digital las tareas que hoy dependen del papel o de hojas de cálculo sueltas, como partes de trabajo, inspecciones, fichas o autorizaciones. Los datos se recogen una sola vez en un formulario, en el momento y en el sitio, y a partir de ahí se firman, se envían, se archivan y se consultan sin volver a teclearlos.

Digitalizar es conseguir que la información nazca en formato digital, por ejemplo un parte rellenado en el móvil en lugar de en papel. Automatizar es que, con esa información ya digital, las tareas siguientes se hagan solas: generar el PDF, enviarlo, archivarlo o avisar a alguien. Normalmente se hacen juntas, y digitalizar es el primer paso.

Los que se repiten con la misma estructura: partes de trabajo, checklists de mantenimiento, inspecciones, actas de entrega, hojas de visita, fichas de alta de clientes o pacientes, autorizaciones, solicitudes internas y albaranes. Si rellenáis el mismo documento cada semana, es buen candidato.

Pueden hacerlo. Cuando el trabajo se hace en sitios sin cobertura, preparamos los formularios para guardarse en el dispositivo y enviarse solos en cuanto vuelve la conexión. Lo decidimos en el diagnóstico según dónde trabaja tu equipo.

El Reglamento europeo eIDAS establece que a una firma electrónica no se le pueden negar efectos jurídicos por el solo hecho de ser electrónica, y distingue entre firma simple, avanzada y cualificada; solo la cualificada tiene un efecto equivalente a la firma manuscrita. Para partes, conformidades y documentos internos suele bastar una firma en pantalla bien registrada. Si un documento necesita más garantías, integramos un proveedor de firma especializado. Qué nivel necesita cada caso conviene confirmarlo con tu asesor.

Sí. Cada informe se genera con tu logo, tus datos y la estructura que necesites, y podemos incluir las fotos, la firma, la fecha y la ubicación del registro.

Sí, con reconocimiento de texto e inteligencia artificial extraemos los datos de albaranes, hojas de pedido o fichas escaneadas. Los dejamos como borrador para que una persona los revise, porque la lectura automática puede fallar con documentos borrosos o formatos poco habituales.

No necesariamente. Muchas veces basta con un formulario web que se abre desde el navegador del móvil y se puede añadir a la pantalla de inicio como si fuera una app. Si el proceso lo pide, también podemos plantear una app propia.

Donde mejor encaje con tu forma de trabajar: en tu CRM, en tu programa de gestión, en Google Drive o en un servidor propio. Todo queda en cuentas a nombre de tu empresa, con accesos limitados a quien los necesita.

Recogemos solo los datos necesarios, limitamos quién puede verlos, usamos proveedores con garantías del RGPD y dejamos documentado dónde se guarda cada cosa. Si tu sector tiene requisitos propios de conservación o confidencialidad, los tenemos en cuenta con la información que nos dé tu asesor.

Un formulario con su informe en PDF puede estar listo en pocos días. Un proceso completo con varios formularios, modo sin conexión, aprobaciones y lectura de documentos con IA puede llevar varias semanas. Te damos el plazo por escrito con el presupuesto.

Depende del número de formularios, de si hace falta trabajar sin conexión, de con qué herramientas hay que conectarlo y de si interviene la inteligencia artificial. Por eso empezamos con un diagnóstico gratuito y te pasamos un presupuesto cerrado por escrito.